استفاده از سرویس های ابری

مشارکت در تقویم، زمان بندی و مدیریت وظایف

کاربردی که دنبال آن باشید، اين شانس وجود دارد که بتوانید چیزی در ابر پیدا کنید که آن کار را برای شما انجام دهد. ما ارزيابی اين سرويس های ابری را با برنامه هايی که برای برنامه ريزی و سازماندهی وظايف (نظیر تقويم، زمان بندی، مديريت وظايف و...) هستند شروع می کنیم.

بررسی برنامه های تقویم آنلاین

اکثر کاربران، برنامه ريزی و پیگیری کارهايشان را در رايانه های خود انجام می دهند. اگرچه هنوز روش سنتی استفاده از تقويم ديواری هنوز وجود دارد، اما به نظر می رسد پیگیری ملاقات ها و رويدادها بصورت الکترونیکی بسیار ساده تر می باشد. مشکل استفاده از برنامه های نرم افزاری نظیر Microsoft Outlook و Windows Calendar اين است که همه ملاقات ها و رويدادها در يک رايانه قرار دارد. اگر يک تقويم شخصی در رايانه منزل داشته باشید، نمی توانید در محل کار يا در حین مسافرت به آن مراجعه کنید. اين محدوديت باعث می شود که برنامه های تقويم تا حدودی بدون کاربرد باقی بمانند. و اين علتی است که بسیاری از کاربران بجای استفاده از برنامه های تقويم که به يک رايانه وابسته باشند، در حال حرکت به سمت استفاده از تقويم های تحت وب هستند. يک سرويس تقويم تحت وب می تواند تقويم های شما را در اينترنت ذخیره کند، بطوريکه بتوانید از هر جايی که اتصال اينترنتی فراهم باشد بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید. اين کار به شما کمک می کند که مثلا هنگامیکه در جاده هستید بتوانید برنامه زمانی خود را چک کنید. حتی اگر دستیار شما در اداره يا همسرتان در خانه آيتم جديدی را به آن اضافه کرده باشد، بتوانید آنها را مشاهده کنید. استفاده از تقويم های تحت وب و به اشتراک گذاشتن آنها با ديگر کاربران بی نهايت آسان است به همین علت ابزارها مناسبی برای پروژه های مشارکتی می باشند. 
يکی از بهترين نمونه های موجود google calendar و Yahoo calendar است. همچنین تقویم جدید Apple  به نام Mobile Me نیز جدیدا بسیار مورد توجه قرار گرفته است.
شبیه همه تقويم های تحت وب، همه رويداد های شما در ابر ذخیره می شود )در اين نمونه، توده ابر توسط شبکه سرورهای گوگل ايجاد شده است(، نه در رايانه شما. اين به اين معناسب که شما می توانید به تقويم خود از هر رايانه در هر جای دنیا دسترسی داشته باشید. همچنین بدلیل اينکه تقويم گوگل تحت وب است، شما نه تنها می تواند از آن برای ايجاد يک تقويم خصوصی برای خود استفاده کنید، بلکه می توانید تقويم های عمومی برای کارهای شرکت يا سازمان و ... نیز داشته باشید. يک تقويم عمومی ايجاد کنید و همه کارمندان و دعوت شدگان می توانند به آن از طريق وب دسترسی داشته باشند. علاوه بر اين، ويژگی دعوت برای رويداد خاص، امکان دعوت کردن ديگران را به يک رويداد –خصوصی يا عمومی- به سادگی فراهم کرده است. انواع تقويم هايی که می توان با Google Calendar ساخت به اين ترتیب می باشد:

• تقويم شخصی: که شبیه به تقويم پیش فرض شما است.
• تقويم عمومی: که ديگران بتوانند به آن از طريق وب دسترسی داشته باشند.
• تقويم دوستان: که بتوانید تقويم دوستان خود را نیز مشاهده کنید.
• تقويم روزهای تعطیل: که تعطیلی های ملی را به تقويم عادی اضافه می کند.

بررسی برنامه های زمان بندی آنلاین 

همانطور که هر کس در يک اداره بزرگ می دارند، زمان بندی يک جلسه می تواند کاری خسته کننده باشد. نه تنها شما بايد زمان زمان آزا همه افراد را داشته باشید، بلکه بايد مطمئن شويد که اتاق جلسه مناسب نیز در زمان مشخص شده در دسترس است. با استفاده از برنامه های تحت وب می توانید اين مشکلات را کاهش دهید. در حالت عمومی اين برنامه ها نیازمند آن هستند که همه کاربران برنامه های خود را تقويم های شخصی خود از قبل وارد کرده باشند. وقتی شما يک جلسه را زمان بندی می کنید، اولین زمان خالی همه شرکت کنندگان توسط خود برنامه بطور خودکار پیدا می شود. سپس بطور خودکار ايمیلی را برای آگاه کردن آنها از درخواست جلسه ارسال می کند و تايیديه آنها را نیز در صورت پذيرش دعوت نامه پیگیری می کند.
افراد مشاغل مختلفی که قرار ملاقاتشان را با مشتريان خود تنظیم می کنند، با مشکل زمان بندی مشابه اين مواجه هستند. برای اين منظور نیز، برنامه های زمان بندی مجزايی بصورت تحت وب وجود دارند که تمرکز بیشتری روی ملاقات حضوری با مشتری دارند.

بررسی برنامه ریزی آنلاین و مدیریت وظایف

ابزارهای برنامه ريزی و مديريت وظايف به شما امکان مديريت هرچیزی را از وظايف ساده گرفته تا وظايف گروهی پیچیده شامل می شوند که همه اين کارها از طريق اينترنت و با مشارکت ديگر کاربران امکان پذير است.

مشارکت در مدیریت رویدادها

زمان بندی جلسات شرکت يک مسئله است، انجام يک رويداد بزرگ نظیر کنفرانس يا سمینار يا نمايش تجاری يک مسئله ديگر است. انجام چنین کارهايی مستلزم بیش از خالی کردن زمان و کسب اطمینان از خالی بودن اتاق کنفرانس برای يک زمان خاص است. يک رويداد بزرگ مانند يک پروژه بزرگ با کارهای بسیار است.
برای موفق شدن در چنین رويدادهايی شما بايد آن را به شرکت کنندگان معرفی و تبلیغ کنید، از آنها ثبت نام کرده و هزينه پرداخت آن را دريافت کنید، مطئن شويد که مکان و اتاق های کنفرانس به خوبی زمان بندی شده اند، برنامه های هتل را تنظیم کنید، کارهای پذيرش شرکت کنندگان را در زمان ورودشان انجام دهید، ديگر پرسنل را مديريت کنید و مطمئن شويد همه چیز در طول برگزاری رويداد به موقع و سروقت انجام می شود.
چندين شرکت برنامه های مديريت رويداد تحت وب ارائه داده اند. چیزی که در خصوص میزبانی اين برنامه ها در ابر جالب است اين است که شما می توانید در هر حالت، چه در اداره قبل از رويداد و چه پشت میزپذيرش در زمان برگزاری رويداد قرار داشته باشید، روی يک پايگاه داده يکسان و اصلی کار کنید و برای اين کار می توانید از يک رايانه همراه متصل به اينترنت نیز استفاده کنید. هرچیزی که نیاز داشته باشید و از آن استفاده کنید در ابر میزبانی شده است و شما می توانید همه جا به آن دسترسی داشته باشید.

شناخت برنامه های مدیریت رویداد

يک برنامه مديريت رويداد دقیقاً چه کاری انجام می دهد؟ برنامه های با پیچیدگی کمتر روی يک يا چند کار نظیر تسهیل ثبت نام يا فروش بلیط تمرکز کرده اند. برنامه های با پیچیدگی بیشتر و کاملتر شامل مديريت هرچیزی از پیش از رويداد گرفته تا تحلیل های بعد از رويداد را شامل می شوند. ابتدا ببینیم چه چیزهايی نیاز داريم.

برنامه ریزی رویداد و مدیریت جریان کار

اکثر برنامه های مديريت رويداد شامل ماژول های برنامه ريزی وظايف هستند که مشابه برنامه های مديريت وظايف يا برنامه های مديريت پروژه می باشند. شما نه تنها می بايست بتوانید هر کار با بصورت يک لیست از وظايف پیگیری کنید، بلکه همچنین بايد بتوانید جريان کارها را نیز مديريت کنید. يعنی اينکه شما نیاز داريد بدانید چه کارهايی بايد قبل از اينکه يک کار ديگر شروع شود، تمام شده باشند. شما بايد بدانید که چه کسی، چه کاری را انجام می دهد. به عبارت ديگر شما نیاز به قابلیت مديريت جريان کار و برنامه ريزی داريد بطوريکه بتوانید افراد را بشکل موثرتری مديريت کنید.

معرفی و تبلیغ رویداد

بسیاری از برنامه های مديريت رويداد شامل ماژول هايی هستند تا به شما در تبلیغ رويدادتان کمک کنند. برای مثال بسیاری از برنامه های تحت وب روش های تبلیغ با ايمیل را ارائه می دهند. بعضی ديگر از برنامه ها به شما امکان ايجاد وب سايت اختصاصی برای رويداد مورد نظر را می دهند که به معرفی رويدادتان کمک می کند.

تقویم رویداد

بخش ديگری از تبلیغ رويداد در تقويم ترکیب شده است. تقويم آنلاين به شما کمک می کند که برنامه های مختلف در طول رويداد را به راحتی نمايش دهید. اين قابلیت وقتی مفید است که کنفرانس يا نمايش تجاری شده شامل تعداد زيادی پانل، جلسه يا برنامه مختلف باشد. شما متیوانید به آسانی هر برنامه را به تقويم اصلی رويداد ارسال کنید تا توسط شرکت کنندگان از طريق يک مرورگر در دسترس باشد.

تسهیل زمان بندی

اگر در رويداد خود نیاز به استفاده از اتاق ها و سالنهای زيادی داريد، بايد بتوانید که اين اتاق ها را برای بخش های مختلف رويداد زمان بندی کنید. وقتی يک شرکت کننده يا گروه تقاضای اتاق داشته باشد، بايد بتوانید ببینید که کدام ها در چه زمانی در دسترس هستند. برای اين منظور، اکثر برنامه های مديريت رويداد يک ماژول زمان بندی نیز دارند و برای شما امکان زمان بندی اتاق ها و سالن ها را فراهم می کنند.

پیش ثبت نام

اکثر رويداد های بزرگتر نیاز به پیش ثبت نام شرکت کنندگان دارند. بدين منظور می توان ماژول ثبت نام تحت وب را نیز در اکثر برنامه های مديريت رويداد مشاهده کرد که توسط آن شرکت کنندگان می توانند ثبت نام کرده و در صورت نیاز هزينه آن را نیز بپردازند. اطلاعات شرکت کننده نیز در داخل فرم وب وارد شده و سپس در سرورهای ابری ذخیره می شوند. شما نیز می توانید در هر زمان از رايانه خود به آن اطلاعات
دسترسی داشته باشید. بعضی از ماژول های ثبت نام پیچیده تر، قابلیت های بیشتری نیز دارند. برای مثال شايد مخواهید اطلاعات خاصی را در مورد شرکت کننده دريافت کنید و سپس از آن اطلاعات برای برنامه ريزی جهت بعضی برنامه های خاص رويداد استفاده کنید يا اينکه ماژول ثبت نام با ماژول رزرو هتل يکپارچه شده باشد تا افرادی که نیاز دارند بتوانند بطور خودکار هتل را نیز رزرو کنند.

فرآیند پرداخت

جمع آوری اطلاعات پرداخت برای ثبت نام نیز يکی از بخش های کلیدی است. لازم است که برنامه مديريت رويداد، بتواند بخش فرآيند پرداخت را نیز بطور يکپارچه با فرآيند ثبت نام بطور يکپارچه ارائه کند. اين فرآيند نیز ممکن است از روش های مختلفی برای پرداخت پشتیبانی کند، مثلا کارت اعتباری ، PayPal  یا ديگر روش های پرداختی که مورد قبول شما باشد.

مدیریت مسافرت

سرويس های مسافرت نیز از جمله خدماتی می باشد که در برخی رويدادها مورد نیاز است. اين کار می تواند بصورت خیلی ساده نظیر فراهم آوردن سرويس جابجايی زمینی )تاکسی، اتوبوس و ...( بین فرودگاه محلی و هتل محل برگزاری رويداد باشد، يا بصورت پیشرفته نظیر اتصال به سايت مسافرت آنلاين يا سیستم رزرو هوايپا برای رزرو بلیط باشد. به هر حال بسیاری از برنامه های مديريت رويداد چنین قابلیتی را ندارند.

مدیریت اسکان

يکی ديگر از ماژول های مورد نیاز اين است که بتوانید شرکت کنندگان را در اتاق های موجود در هتل محل برگزاری رويداد اسکان دهید. بسیاری از شرکت کنندگان ترجیح می دهند که میزبان رويداد، رزرو هتل آنها را نیز برعهده بگیرد بطوريکه در نهايت شما بتوانید تمام نیازهای شرکت کنندگان را برطرف کنید. بهترين برنامه های مديريت رويداد لینک مستقیمی از بخش ثبت نام و پرداخت به سیستم رزرو هتل دارند و به شما امکان تايید نهايی اتاق ها را می دهند.

پذیرش / ثبت نام در محل

شرکت کنندگان معمولا از قبل ثبت نام می کنند، اما وقتی در محل حضور پیدا کردند، شما لازم است که آنها را پذيرش کنید، بسته خوش آمدگويی را برايشان فراهم کنید و ... همه اين کارها می توانند توسط ماژول ثبت نام در محل برنامه مديريت رويداد، مديريت شوند.

مدیریت تماس

اين سرويسی است که بسیاری از برنامه های مديريت رويداد برای شرکت کنندگان فراهم می آورند. با استفاده از پايگاه داده اصلی، شما می توانید سرويس مديريت تماس را برای کمک به شرکت کنندگان برای در تماس بودن با همديگر فراهم کنید. در نهايت، برنامه مديريت رويداد شما بايد امکان چاپ يا نمايش آنلاين يک فهرست اصلی از شرکت کنندگان را داشته باشد که بعنوان بخشی از بسته خوش آمدگويی ارائه شود.
مشارکت در مدیریت تماس ها
اکثر افراد، اطلاعات مربوط به دوستان، خانواده، تماس های کاری و ... را در نوعی دفترچه تلفن های رايانه ای نگهداری می کنند. شايد در Address Book ويندوز باشد، و شايد در Microsoft Outlook اما در هر حالت، تمام اطلاعات تماس های ما در يک فايل در رايانه مان قرار دارد. مشکل اين است که وقتی ما به شماره خاص نیاز داشته باشیم، به رايانه خود دسترسی نداشته باشیم. مثلا سرکار باشیم و به تلفن يکی از اعضای خانواده نیاز داشته باشیم يا شايد در خانه باشیم و آدرس يا تلفن يکی از همکاران خود را بخواهیم.
يک ايده خوب برای رفع اين مشکل قرار دادن اطلاعات تماس در ابر می باشد تا بتوانیم به همه اطلاعات از هرجايی دسترسی داشته باشیم. اين حالت وقتی اهمیت خود را نشان می دهد که کار شما به اطلاعات تماس خیلی وابسته باشد. در اين حالت می توانید نوعی مديريت ارتباط با مشتری (CRM) را تصور کنید که يک نمونه برنامه مناسب برای قرار گرفتن در رايانش ابری است. اين بخش برنامه های مديريت تماس و CRM های تحت وب را مورد بررسی قرار می دهد.

شناخت مدیریت تماس وCRM

هرچیزی که در اين بخش صحبت می شود بر اساس مفهوم مديريت تماس می باشد. چه ما يک برنامه ساده دفترچه تلفن داشته باشیم و چه يک برنامه پیچیده اتوماسیون فروش، همه آن ها در خصوص چگونگی استفاده از اطلاعات کاربران برای کاربردهای مختلف است که به طور کلی مديريت تماس نامیده می شود.
-درباره مدیریت تماس
مديريت تماس عمل ذخیره سازی اطلاعات در مورد دوستان، خانواده و همکاران است برای اينکه بتوان بعداً به راحتی به اين اطلاعات دسترسی داشت. اين اطلاعات می تواند شامل نام، آدرس پستی، آدرس ايمیل، شماره تلفن ها و مواردی از اين قبیل باشد. نمونه های بهتر مديريت تماس می تواند به شما در ذخیره سازی جزئیات بیشتری از دوستانتان کمک کند. اين جزئیات می تواند شامل اطلاعات شخصی بیشتر )نظیر تاريخ تولد، نام همسر، نام فرزندان، رستوان مورد علاقه و ...( ، اطلاعات تجاری )سازمان، مسئولیت، و...( و موارد ديگر باشد. اين سیستم های مديريت تماس معمولاً می توانند اطلاعات شخصی و کاری را با اجزای ديگری نظیر تقويم و مديريت وظايف ترکیب کنند.

دربارهCRM 

بسیاری از شرکت ها نیاز به استفاده عملی تری از اطلاعات تماس دارند. برای آنها لازم است که اطلاعات تماس بتواند در فرآيند های مختلف و خودکار بکاربرده شود تا روابط موثرتری را با مشتريان داشته باشند. اين فرآيندها می توانند نیازها، خواسته ها و الگوهای خريد مشتريان را مديريت کند که به آن مديريت ارتباط با مشتری (CRM) گفته می شود. CRM به شرکت ها کمک می کند که نیازهای فعلی و آينده مشتريان را درک کنند و پیش بینی کنند. اين يک ابزار قوی برای ايجاد ارتباطات قوی با مشتری است.
نرم افزار CRM نه تنها اطلاعات تماس مشتری را ذخیره می کند، بلکه همه اطلاعات مربوط به يک مشتری خاص را می تواند جمع آوری و تحلیل کند و سپس از آنها برای تعیین اينکه چگونه با مشتری بهتر ارتباط برقرار کنیم استفاده می کند. برای مثال شما می توانید از برنامه CRM برای کشف مشتريانی که بیشتر از همه از شرکت خريد کرده اند استفاده نموده و سپس بطور منظم برای تماس تلفنی با آنها يا ارسال ايمیل به آنها شما را مطلع کند. يا اينکه می توانید از CRM برای پیدا کردن مشتريانی که با بخش پشتیانی فنی شما بیشتر در تماس بوده اند استفاده کنید و سپس نیاز به تماس های پشتیبانی آتی را با فراهم آوردن اطلاعات فنی و يا برگزاری سمینارهای فنی برای آنها مرتفع کنید.
وقتی CRM توسط بخش فروش استفاده می شود، شما زيرمجموعه ای از CRM را که اتوماسیون بخش فروش نامیده می شود (SFA) خواهید داشت. برنامه های SFA همه کارهای مرتبط با مشتری را که از يک برنامه CRM انتظار میرود انجام می دهد اما با رويکرد خاص فروش. برای مثال شما می توانید از برنامه SFA برای پیگیری زمانی که بايد تماس فروش را پیگیری کنید يا برای فراهم آوردن اطلاعات بیشتر در خصوص مشتريهای کلیدی استفاده کنید.
برنامه های CRM و SFA مدتهاست که وجود داشته اند. اما اخیراً به داخل ابر منتقل شده اند. همانطور که می توانید تصور کنید، تبديل CRM و SFA به شکل مبتنی بر وب، باعث می شود که اطلاعات کلیدی تماس و فرآيند های اتوماتیک همیشه و همه جا برای ما و مشتريان در دسترس باشد.