رایانش ابری برای شرکت ها

رایانش ابری برای شرکت ها

رايانش ابری به شرکت ها اين امکان را می دهد که با بودجه محدود کارهای زيادی انجام دهند. علاوه بر اين، مزيت برنامه های تحت وب برای کاربران سیار حرکت ثابت شده است. بجای وابستگی اسناد و برنامه ها به رايانه محل کار، قادر خواهند بود از هر جايی که باشند و لازم بود، در محل کار يا منزل يا جاده دسترسی داشته باشند. در اين بخش بسیاری از راه هايی که شرکت ها و کارمندانشان می توانند از رايانش ابری استفاده کنند را مورد بررسی قرار میدهیم.

مدیریت زمان بندی

اگر شما در يک شرکت بزرگ کار کرده باشید، خواهید دانست که حتی زمان بندی يک جلسه ساده چقدر مشکل است. يک نفر در سه شنبه ساعت 9 وقت آزاد دارد، يکی ديگر بیرون از اداره است و نفر بعدی از قبل برای يک جلسه ديگر برنامه ريزی کرده است. علاوه بر اين شما حتی مطمئن نیستید که کدام يک از اتاق های جلسه در آن زمان خالی است. نهايتاً چندبار ايمیل ردوبدل می کنید تا بتوانید زمانی پیدا کنید که همه آزاد باشند. اما برای اينکار راه بهتری نیز وجود دارد که آن استفاده از برنامه های زمان بندی تحت وب است. برنامه مبتنی بر ابر بهترين زمان برای همه افراد ديگر در جلسه را پیدا می کند. بنابراين نیاز به ايمیل يا تماس تلفنی نخواهد بود و همه چیز بطور خودکار در ابر انجام می شود. بسیاری از زمان بندی ها توسط و (calendar.google.com)  Google Calendar برنامه های تقويم ساده تحت وب انجام می شود. مثلا نمونه هايی از برنامه های تقويم هستند. اما برای استفاده از (calendar.yahoo.com) Yahoo! Calendar ويژگی های زمان بندی خودکار، نیاز به برنامه های زمان بندی با قدرت بیشتری می باشد. از اين نمونه برنامه ها می توان  AppointmenrQuest (www.appointmentquest.com) ، hitAppoint (www.hitappoint.com)  ،  Schedulebook(www.schedulebook.com) را نام برد. طبیعتاً اين برنامه های در سطح سازمانی رايگان نبوده و دارای هزينه هايی هستند.

مدیریت لیست تماس ها

فروشندگان مجبورند با تماس های بسیار زيادی سروکار داشته باشند. نه تنها دفترچه آدرس آنها پر است، بلکه لازم است بدانند که چه موقع لازم است با يک مشتری خاص تماس بگیرند، چه موقع پیگیری تماس ها بسیار مشکل Microsoft Outlook لازم است و .... اين کار با برنامه های مديريت تماس رومیزی ساده نظیر داريد بتوانید به آنها دسترسی داشته باشید. است. اين  (CRM) راه حل اين کار يک برنامه مديريت تماس تحت وب يا برنامه مديريت ارتباط با مشتری برنامه ها متناسب با نیازهای يک فروشنده پرمشغله هستند و دارای ويژگی های کاملی در خصوص زمان بندی فعالیت ها، يادآور ملاقات های حضوری، الگوهای پست الکترونیکی و ... میباشند. از جمله رايج ترين این برنامه ها  ,Highrise (www.highrisehq.com) BigContacts(www.bigcontacts.com) و (www.salesforce.com)  Salesforce.com می باشند. بسیاری از اين برنامه ها شامل قابلیت های اضافه ديگری برای استفاده توسط سازمان های فروش بزرگ، نظیر مديريت حساب ها، گزارش ها فروش و ويژگی های مختلف مديريت تیمی می باشند.
 بعنوان يک فروشنده، يک روز کاری عادی را فرض کنید که در مسافرت هستید. شما صبح در هتل از خواب بیدار میشويد و رايانه همراه خود را روشن می کنید و با استفاده از اتصال اينترنتی بیسیم هتل وارد سايت می شويد و به لیست وظايف امروز نگاه می کنید. سپس به لیست تلفن هايی که بايد امروز تماس CRM بگیريد نگاه می کنید. اگر اطلاعات بیشتری در مورد يک مشتری خاص داشتید، تنها کافیست روی لینک مربوط به آن مشتری کلیک کنید. هر چیزی که درباره يک مشتری وارد کنید، ذخیره خواهد شد و بصورت آنلاين و فوری در دسترس خواهد بود. حتی می توانید روی لینک ديگری کلیک کنید تا اطلاعات مربوط به محل مشتری را روی نقشه مشاهده کنید. 
طبیعتاً هرچه اطلاعات جزئی تری نیاز داشته باشید، برنامه ای که استفاده می کنید بايد ويژگیهای بیشتری داشته باشد. نکته مهم اين است که همه چیز در ابر ذخیره می شود و در آن مديريت می شود و شما می توانید به اطلاعات تماس از هر جا و هر زمان دسترسی داشته باشید. تنها چیزی که نیاز داريد يک اتصال اينترنتی می باشد.

مدیریت پروژه ها

در بسیاری از شرکت ها پروژه هايی اجرا می شود که چندين نفر کارمند در چندين بخش مختلف و شايد چندين مکان مختلف در آن درگیر هستند. چنین پروژه هايی پیگیری همه وظايف اشخاص بسیار مشکل و وقت گیر است. انجام چنین کاری با استفاده از برنامه مديريت پروژه تحت وب ساده خواهد بود. اعضای پروژه می توانند از هر جايی به فايل اصلی پروژه دسترسی داشته باشند. آنها می توانند وظايف را ايجاد يا حذف کنند، کارهايی که تمام شده اند را مشخص کنند، جزئیات اطلاعات صورت حساب برای کارهای خاص را وارد کنند و ... و به دلیل اينکه همه چیز در ابر میزبانی می شود، هر عضو تیم می تواند نمودار گانت يا PERT را مشاهده کند و چنانچه ويرايشی انجام شود، به روز رسانی فوراً انجام می شود.
بسیاری از برنامه های مديريت پروژه برای پروژه های گروهی شامل ويژگی های مناسب بیشتری نیز هستند. امکان اشتراک فايل تحت وب، صفحه پیغام ها، پیگیری زمان و ،To-Do اين ويژگی ها شامل لیست های هزينه و ... می شود. نمونه های قويتر امکان مديريت چندين پروژه را بطور همزمان فراهم می کنند که به اين ترتیب کاربران قادر خواند بود زمان خود را چندين پروژه مديريت کنند و مطمئن شوند که بطور همزمان دو کار را انجام نمی دهند
همانطور که به نظر میرسد، اين ها برنامه های ساده ای نیستند. بنابراين هزينه استفاده از آنها زياد است و اغلب ياد گرفتن آنها نیز مشکل است.
رايج ترين اين برنامه(www.aceproject.com)  AceProject Project Insight و onProject (www.onproject.com) و(www.basecamphq.com)  Basecamp  می باشد.

مشارکت روی گزارشات

وقتی که شما در شرکت های بزرگ کار می کنید، گزارشهای زيادی وجود دارد که بايد تهیه کنید. بسیاری از اين گزارش ها اغلب بايد با مشارکت ديگر همکاران تهیه شود. برای مثال، شايد لازم باشد يک گزارش پیشرفت ماهیانه تهیه کنید که بايد ورودی هايی را از بخش های بازاريابی، فروش و مالی دريافت کنید. يا شايد در حال آماده کردن يک طرح تجاری باشید که شامل قسمتهای زيادی از همه بخش های شرکت باشد. خلاصه اينکه نیاز به روشی خواهید داشت که با ديگر همکاران در زمان نوشتن گزارش مشارکت داشته باشید.
خوشبختانه، مشارکت آنلاين يکی از مزايای اصلی رايانش ابری است. بجای ارسال فايل های ورد از طريق ايمیل در شرکت، می توان از برنامه هايی نظیر docs.google.com))  Google Docs و docs.google.com)) (writer.zoho.com) Zoho Writer استفاده کرد. با يکی از اين برنامه ها، هر کسی که در گزارش همکاری می کند، می تواند به نسخه اصلی و يکسانی از سند بصورت آنلاين و بطور بلادرنگ دسترسی داشته باشد. وقتی کسی در سازمان مربوط به خود، بخشی را به سند اضافه می کند، همه کارمندان ديگر نسخه به روز شده را به سرعت مشاهده می کنند.
مشارکت روی يک سند مبتنی بر وب بسیار آسان است. اکثر پروژه توسط سرگروه تیم و با ايجاد يک سند آنلاين و مناسب کردن ظاهر آن )معمولا با افزودن محتوا و الگو( شروع می شوند. سپس سرگروه بخش های مختلف گزارش را به افراد اختصاص می دهد و آدرس سند را در اختیار آنها قرار می دهد. اين افراد سپس می توانند با ورود به سند اصلی، روی بخش مربوط به خود کار کنند. وقتی همه بخش ها کامل شد، سرگروه به کل سند نگاه می کند، در صورت نیاز برای ايجاد يکپارچگی آن را ويرايش می کند.
اکثر برنامه های واژه پردازی آنلاين امکان افزودن تصوير و ديگر اشیاء گرافیکی را نیز فراهم می کنند. شما می توانید از فايل های صفحه گسترده نیز بعنوان بخشی از سند اصلی استفاده کنید. نتیجه آن يک سند با کیفیت خواهد بود که بیانگر ماهیت واقعی کار مشارکتی بر روی پروژه می باشد.

مشارکت روی مناب تبلیغاتی

بازاريابی و تبلیغات نیز می توانند از فوايد مشارکت مبتنی بر استفاده کنند. مثلا برای جمع آوری يک کاتالوگ که نیاز به اطلاعات مختلف از بخش های مختلف سازمان دارد. وقتی می خواهیم منابع بازاريابی را ايجاد کنیم، بهترين رويکرد بکارگیری ترکیبی از برنامه های تحت وب می باشد. طبیعتاً، ايمیل تحت وب ارتباطات بین بخش های مختلف سازمان را ساده می کند. شما می توانید از برنامه های مديريت پروژه تحت وب برای هماهنگ کردن کارهای مختلف نیز استفاده کنید. خود منابع بازاريابی می توانند با استفاده از يک برنامه واژه پردازی ايجاد شوند. اين کار نسخه اولیه آنها را در وب برای همه اعضای تیم ايجاد می کند تا بتوانند آن ها را مشاهده کنند و نظر بدهند. بعد از نهايی شدن کار، می توان آن را برای انتشار چاپ کرد يا در سايت قرار داد.

مشارکت روی گزارش هزینه

اگر شما پول شرکت را خرج می کنید، مسئول آن خواهید بود. به همین علت بايد برای هزينه های خود بتوانید گزارش تهیه کنید. تهیه يک گزارش از هزينه ها با استفاده از برنامه های صفحه گسترده کار مشکلی نیست اما همیشه اين بهترين راه نیست. گزارش های الکترونیکی يا کاغذی در شرکت شما ممکن است در سطوح مختلفی جابجا شود: رئیس شما، رئیس رئیس شما، بخش حسابداری و ... تا نهايتا با شما تصفیه
حساب شود.
يک راه حل بهتر برای خیلی از شرکت ها اين است که اين کار گزارش دهی را در وب انجام دهند. کارمندان از مکان های مختلف می توانند به سايت دسترسی پیدا کرده و هزينه ها را در آن وارد کنند. اين کار می تواند حتی در حین سفر نیز انجام شود. سپس گزارش هزينه ها بصورت الکترونیکی بین افرادی که بايد آن را تايید کنند به گردش در می آيد يا اينکه می تواند بجای آن يک ايمیل ارسال شود که حاوی لینکی به صفحه شامل گزارش باشد. در نهايت، بعد از تأيید نهايی، بخش حسابداری مطلع شده و چک شما صادر می شود. به اين ترتیب هیچ کاغذی جابجا نمی شود و تاخیر به حداقل خود می رسد. 
ديگر مزيت مديريت هزينه ها از طريق وب اين است که می توان به راحتی مطمئن شد که همه کارمندان از قوانین شرکت پیروی می کنند. فقط کافیست واسط مديريت مبتنی بر قواعد خود را ايجاد کرده و کارمندان از طريق آن اطلاعات هزينه ها را وارد کنند.
بعضی از مشهورترين برنامه های گزارش دهی هزينه های تحت وب در سطح سازمانی شامل  ExpensAble (www.expensable.com
ExpensePoint (www.Expensepoint.com) , Concur(www.Concur.com) , TimeConsultant (www.timeconsultant.cm)  می باشند. بسیاری از برنامه های مدیریت اداری و مدیریت جریان کار، شامل ماژول گزارش های هزینه نیز هستند.

مشارکت بر روی تنظیم بودجه

وقتی در مورد پول صحبت می شود، پروژه ای بزرگ تر تنظیم بودجه سال بعد در بسیاری از شرکت ها وجود ندارد. در بسیاری از سازمان ها مديران هر بخش بايد بودجه ها کامل بخش خود را مشخص کنند. مجموعه اين بودجه ها سپس توسط بخش مالی جمع آوری می شود ولی به ندرت به اين شکل اولیه قبول می شود. به اين ترتیب پس از اصلاح دوباره به بخش ها فرستاده می شود تا آنها نیز اصلاحات مورد نیاز خود را
انجام دهند و بودجه خود را دوباره ثبت کنند که در نهايت بودجه کل شرکت تدوين می شود و اين کار يک فرآيند طولانی است. بطور سنتی هر سازمان روی فايل صفحه گسترده مربوط به بودجه خود کار می کند که سپس اين فايل برای يکپارچه شدن با فايل بخش های ديگر به بخش مالی ايمیل می شود. اگر چه اين کار بهتر از ارسال برگه های کاغذ در اداره است اما می تواند بهتر از اين هم انجام شود.
رايانش ابری رويکرد بهتری است که بجای کار روی فايل های صفحه گسترده جداگانه که بعدا قرار است ترکیب شوند ، شما می توانید از برنامه تحت وب برای ايجاد يک سند واحد برای همه بخش استفاده کنید. رئیس هر بخش داده های مربوط به خود را وارد می کند. به اين ترتیب تجمیع اين ها همه بصورت بلادرنگ انجام می شود. به اين ترتیب هر اصلاحاتی که چه از سطوح پايین و چه از سطوح بالای مديريت انجام شود،
به سرعت قابل مشاهده است.
اين نوع از تنظیم بودجه بصورت آنلاين می تواند توسط يک برنامه صفحه گسترده ساده نظیر Google Spreadsheet (Spreadsheets.google.com)  یا با یک برنامه مخصوص نظیر Host Budget (www.hostanalytics.com/budgeting-planning-software.html)   انجام شود. علاوه بر این بسیاری از برنامه های مدیریت پروژه و اتوماسیون نیز این ماژول را در بر دارند. 

مشارکت بر روی ارائه ها

زياد استفاده می شود. برای معرفی يک محصول جديد، برای PowerPoint امروزه در شرکت ها از ارائه های بحث در خصوص وضعیت استخدام نیروی کار، برای ارائه وضعیت مالی يک ماهه اخیر به مديران، و ... که در همه اين ها شما نیاز داريد که اسلايدهايی را آماده کنید و از طريق يک لپ تاپ يا رايانه رومیزی نمايش دهید.
مشکل تهیه ارائه های طولانی و بزرگ اين است که شما اغلب نیاز داريد اطلاعاتی را از بیش از يک نفر، يک بخش يا يک اداره دريافت کنید. مثلا اگر مسئول بخش فروش هستید، بايد اطلاعات محصولات را از بخش های مختلف جمع آوری کنید. در چنین مواردی با استفاده از رايانش ابری می توان يک سند واحد ايجاد کرد و سپس هر کسی که همکاری می کند می تواند مستقیماً سند اصلی را از هر جايی ويرايش کند.
رهبر پروژه می تواند ظاهر ارائه را کنترل کند و با اعمال يک قالب کلی، فايل نهايی را آماده کند.
پرکاربردترين برنامه های تهیه ارائه در حال حاضر Google Presentation هست.که بخشی از مجموعه  Google Docs (Docs.google.com)  می باشد. این برنامه شامل بسیاری از ویژگی های برنامه PowerPoint  را با آن وارد کرد یا از آن با همین فزمت خروجی گرفت. برنامه های دیگری نیز برای تهیه ارائه آنلاین وجود دارد که می توان به Preezo (www.preezo.com)   و Zoho Show (show.zoho.com) اشاره کرد.

ارائه در همه جا

يکی از امکاناتی که رايانش ابری برای ما فراهم کرده است اين است که شما می توانید فايل های ارائه خود در هر جا در اختیار داشته باشید بدون اينه نیاز باشد آنها را همراه خود ببريد. تنها کافیست وقتی به مقصد رسیديد، رايانه همراه خود را به اينترنت متصل کنید، ارائه تحت وب خود را باز کنید و ارائه را بصورت زنده به مخاطبان ارائه دهید. در حقیقت حتی لازم نیست که رايانه همراه را نیز با خود ببريد. شما می توانید از هر رايانه ای که در محل وجود دارد برای دسترسی به ارائه های خود و نمايش آنها استفاده کنید. 
بسیاری از برنامه های ارائه تحت وب به شما امکان ارائه بدون نیاز به حضور فیزيکی را هم می دهند. به عبارت ديگر شما می توانید ارائه را از راه دور انجام دهید. کافیست به فايل ها خود برای افرادی که در سمینار شرکت می کنند دسترسی فقط خواندنی (Read Only) بدهید تا همه آنها نیز بتوانند بطور همزمان اسلايدهای شما را مشاهده کنند. به اين ترتیب همه شرکت کنندگان از هر مکانی می توانند يک ارائه يکسان را باهمديگر مشاهه کنند.
بعضی از اين برنامه ويژگی های بیشتری نیز برای ارائه راه دور دارند. برای مثال Zoho Show امکان يکپارچه شدن با Zoho Chat  را برای تعامل متنی بصورت همزمان با ارائه با مخاطبین فراهم می کند. شرکت کنندگان در طول ارائه می توانند سئوال بپرسند و شما نیز می توانید همزمان جواب بدهید.
برنامه های تحت وب ديگری نظیر Cisco's WebEx (www.webex.com) , Microsoft Offile Live )office.microsoft.com/en-us/livemeeting( Meeting   نیز وجود دارند. این برنامه ها امکان برگزاری جلسات و ارائه های زنده را به صورت کنفرانس تحت وب در اینترنت فراهم می کنند. همه اعضای گروه می توانند گس از ورود به سایت مربوطه، بطور بلادرنگ با صوت و ویدئو با هم گفتگو کنند.
مراجع: 
Michael Miller, "Cloud Computing: Web-Based Applications That Change the Way You Work
and Collaborate Online," Que Publishing, 2009
Ivanka Menken, Gerard Blokdijk, "SaaS and Web Applications Specialist Level Complete
Certification Kit," Emereo Pty Ltd, 2009